“Thuyết quản lý hành chính” là tên được đặt cho một nhóm các tư tưởng quản lý của một số tảc giả ở Mỹ, Pháp, Anh, Đức nêu lên vào những thập kỉ đầu thế kỉ XX. Nếu các thuyết quản lý theo khoa học tập trung vào việc nâng cao năng suất lao động theo hướng vi mô, thì thuyết quản lý hành chính tập trung sự chú ý vào những nguyên tắc quản lý lớn áp dụng cho những cấp, bậc tổ chức cao hơn. Các tác giả tiêu biểu của thuyết quản lý hành chính là Henry Fayol của Pháp, Max Weber của Đức, Chester Barnard của Mỹ.
Henry Fayol (1841 -1925)
‘Henry Fayol là người đưa ra thuyết quản lý hành chính ở Pháp, được đánh giá là một “Taylor của Châu Âu” và là “người cha thực sự của lý thuyết quản lý hiện đại”.
Fayol phân loại hoạt động của một hãng kinh doanh cũng như của bất kl tổ chức nào thành 6 nhóm: (1). Kĩ thuật; (2). Thương mại; (3). Tài chính; (4). Bảo vệ an ninh về người và tài sản; (5). Hạch toán, thống kê; (6). Quản lý hành chính.
Ông cho rằng nhóm 6 (quản lý hành chính) có liên quan tới cả 5 nhỏm hoạt động bên trên và là sự bao trùm để tạo ra sức mạnh tổng hợp của một tổ chức. Chức vụ càng cao thì đòi hỏi năng lực quản lý hành chính càng lớn; còn ờ cấp dưới thì năng lực chuyên môn là quan trọng nhất.
Fayol định nghĩa: Quản lý hành chính là dự đoán và lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra. ông là người đầu tiên nêu một cách rõ ràng các yếu tổ của quá trình quản lý, cách thức phân tích một quá trình quản lý phức tạp thành các chức năng tương đối độc lập và mang tính phồ biến đổi với các tổ chức, gồm:
Dự đoán – lập kế hoạch là nội dung quan trọng hàng đầu của quản lý hành chính. Công tác kế hoạch là cần thiết vì nó tránh được sự do dự, lường trước những thay đổi, những khó khăn. Tuy nhiên ông cùng chì ra tính tương đổi của công cụ kế hoạch là không thể dự đoán trước được tất cả những sự việc bất ngờ có thể xảy ra, do đó kế hoạch cần phải có tính linh hoạt để ứng phó.
Tổ chức toàn bộ chức năng này có thể chia thành hai bộ phận chính: tổ chức vật chất và tổ chức con người. Đóng góp nổi bật của ông là đưa ra trật tự thứ bậc trong bộ máy quản lý với sơ đồ tổ chức quản lý gồm ba cấp cơ bản. Cấp cao nhất là Ban giám đốc chi đạo mọi hoạt động trong tổ chức; cấp giữa là các nhà quản lý bậc trung – những người lập kế hoạch, tuyển chọn nhân viên, chỉ đạo các bộ phận, tổ chức thực hiện mục tiêu đề ra. cấp thấp nhất là các nhà quản lý cơ sở, mang tính tác nghiệp. Trật tự đó thể hiện sự phân phối quyền hạn và trách nhiệm với ranh giới rõ ràng.
Điều khiển muốn làm được nhiệm vụ này, người quản lý phải động viên và thúc đẩy hành động của con người, đề cao tính tích cực, sáng tạo, tính kỉ luật và sự trung thành của cấp dưới.
Phối hợp chức năng này nhằm đạt được sự thống nhất bằng cách: Kêt họp hài hòa tất cả các hoạt động; Cân bằng hợp lý các khía cạnh vật chất, xã hội và các chức năng; Duy trì cán cân tài chính; Áp dụng mọi biện pháp thích đáng để mọi hoạt động đều hướng vào mục đích chung.
Kiểm tra là chức năng cuối cùng. Đó là giám sát việc thực hiện kế hoạch, cung cấp các thông tin một cách chính xác và thường xuyên để các cấp quản lý kịp thời điều chỉnh và rút kinh nghiệm.
